Ügyfelek

Az ügyféltörzs a Servano szíve: ide kapcsolódik minden készülék, munkalap, időpont és bizonylat. Ez a fejezet bemutatja az ügyfelek felvételét, a CRM-adatlapot, valamint a meglévő listád áthozását Excelből vagy CSV-ből.

Új ügyfél felvétele

Az Ügyfelek → Új ügyfél gombbal nyílik az űrlap. Először a típust választod ki: Cég vagy Magánszemély. Cégnél érdemes megadni az adószámot is — opcionális, de a listán is látszik, és kereshetsz rá.

Több cím — a „Cím hozzáadása” gombbal akárhány elnevezhető címet rögzíthetsz (pl. Telephely), irányítószám, város, utca, házszám, emelet és ajtó bontásban. Egyet elsődlegesnek jelölhetsz: ez jelenik meg a listákon és a kiszállásoknál.
Több kapcsolattartó — név, email és telefon mezőkkel. Egyiküket megjelölheted „Elsődleges email-címzett”-ként: az automatikus karbantartás-emlékeztetőket ő kapja. Jelölés nélkül a rendszer a legrégebben rögzített, email-címmel rendelkező kapcsolattartónak, végső soron az ügyfél saját email-címére küld.

Mentés után a szerkesztő-munkafelületre jutsz, ahol rögtön rögzítheted az ügyfél klímakészülékeit is — erről részletesen a Készülékek fejezet szól.

A CRM-adatlap

A listán egy ügyfélre kattintva a 360 fokos adatlap nyílik meg. Felül egy állandó ügyfél-kártya áll: név, szerkeszthető státusz-jelvény (alapból Érdeklődő, Aktív vagy Inaktív), címkék (szabad szavas cédulák, amiket a „Címke” gombbal adsz hozzá), egykoppintásos hívás és email, az elsődleges cím, három gyorstény (készülékek száma, következő karbantartás, kifizetetlen összeg), valamint a gyorsgombok: új munkalap, naptárba tétel, „+ Teendő”, szerkesztés és törlés. Alatta négy fül: Idővonal, Készülékek, Bizonylatok és Adatok.

Idővonal és teendők

Az Idővonal fülön az ügyfél teljes története időrendben: jegyzetek, munkalapok, karbantartások, kiszállások, árajánlatok, számlák, kiküldött emailek és teendők. A „Mind / Jegyzet / Munka / Pénz” szűrőkkel szűkíthetsz, a sorokra kattintva a részletekhez ugrasz. A „+ Teendő” gombbal emlékeztetőt írsz magadnak (szöveg + határidő), amit később a „Kész” gombbal pipálsz ki — ez minden csomagban elérhető.

Jegyzetek csatolmányokkal

A „+ Jegyzet” gombbal időbélyeges bejegyzéseket írhatsz az ügyfélhez (látszik, ki és mikor írta), és fájlokat is csatolhatsz — képet, PDF-et vagy bármilyen dokumentumot, jegyzetenként legfeljebb 10 fájlt, összesen 10 MB méretig. Jegyzetet a szerzője vagy a cég adminja törölhet. A jegyzetek a Pro (vagy magasabb) csomagban érhetők el.

Keresés és szűrés

Az Ügyfelek lista keresője név, adószám, email és telefon szerint talál; a fejlécben lévő globális ügyfél-kereső az app bármely képernyőjéről elérhető. A lista tetején szűrő-chipek várnak: típus szerint (Összes / Cégek / Magánszemélyek) és státusz szerint — a szűrők kombinálhatók, és mindig látod a találatok számát.

Import és export (Excel, CSV)

A meglévő ügyféllistád az Ügyfelek → Importálás gombbal hozod át: a felugró ablakba húzd be a fájlt, vagy tallózz — Excel (.xlsx) és CSV egyaránt mehet, legfeljebb 5 MB. Az egyetlen kötelező oszlop a „nev”; választható a tipus (ceg vagy maganszemely), adoszam, kapcsolattarto, irsz, varos, utca, hazszam, emelet, ajto, email, telefon és megjegyzes. Az oszlopok sorrendje tetszőleges, az ékezet és a kis-/nagybetű nem számít.

Az ablak példatáblázaton mutatja a helyes formátumot, a „Minta letöltése” gombbal pedig egy visszaimportálható .xlsx mintafájlt kapsz. Feltöltés közben folyamatjelző fut; hiba esetén a pontos okot látod (pl. hiányzó „nev” oszlop), javíthatod a fájlt, és újrapróbálhatod. A visszirány a „CSV export” gomb: a teljes ügyféllistát töltöd le ugyanezekkel az oszlopokkal.

Figyelem

Az import minden sorból új ügyfelet hoz létre — a meglévők nem módosulnak. Ugyanazt a fájlt kétszer feltöltve duplikált ügyfelek keletkeznek.

Ügyfél-keret csomagonként

Minden csomaghoz ügyfél-keret tartozik: a Starter csomagban 200, a Pro csomagban 1 000 ügyfél, a Business csomagban korlátlan. Az aktuális kihasználtságot a lista fejléce mutatja, pl. „120 / 200 ügyfél”. A keretet elérve új ügyfél nem vehető fel és nem is importálható — nagyobb csomagra a Beállítások → Előfizetés oldalon válthatsz.

Ha az ügyfél nem kér emailt

Az ügyfél-szerkesztőben a „Nem kér email-értesítést (leiratkozva)” kapcsolóval jelezheted, ha az ügyfél nem szeretne automatikus leveleket. Bepipálva a karbantartás-emlékeztető kihagyja — a kihagyás ténye a küldés-naplóban is megjelenik a Beállítások → Értesítések oldalon, így mindig látod, ki és miért maradt ki.

Tipp

Az ügyfél törlése előtt gondold át: vele együtt törlődnek a címei, készülékei és munkalapjai is, és a művelet nem vonható vissza. Megszűnt kapcsolatnál gyakran jobb megoldás az „Inaktív” státusz.