Beállítások

A Beállítások alatt szabod a Servanót a saját cégedre: itt vannak a cégadatok és a csapat, a munkalapok és emailek sablonjai, az automatikus értesítések, valamint az integrációk. Ez a fejezet csoportonként végigveszi, mit hol találsz.

A beállítások felépítése

A Beállítások menüpont (vagy a fejléc fogaskerék-ikonja) egy áttekintő oldalra visz. Asztali gépen bal oldalt csoportosított menüt látsz, telefonon egy listát, ahonnan az egyes oldalakra léphetsz. Három csoport van: Cég és csapat, Sablonok és értesítések és Integrációk. A legtöbb beállítás csak cég-admin szerepkörrel érhető el — a technikusok csak a Cégadatokat látják. A lakat-ikonos elemekhez Pro (vagy magasabb) csomag kell.

Cég és csapat

Cégadatok

A Beállítások → Cégadatok oldalon adod meg a céged nevét, adószámát és címét (az irányítószám, város, utca és házszám kötelező). Itt állítod be a tevékenység ÁFA-módját (27% Áfás vagy Alanyi adómentes — ez tölti elő az új termékek és a számlázás ÁFA-kulcsát), valamint a bankszámlaszámokat, amelyek az árajánlatokon, díjbekérőkön és számlákon jelennek meg. Ha a számlázási adataid eltérnek, vedd ki a „Megegyezik a számlázási adatokkal” pipát, és töltsd ki a külön blokkot. Itt töltheted fel a céglogót is (PNG vagy JPG, legfeljebb 3 MB) — ez kerül minden PDF fejlécére.

Felhasználók

A Beállítások → Felhasználók oldalon veszed fel a csapattagokat, itt váltasz szerepkört, és itt kapcsolod ki-be a hozzáférésüket. Új felhasználó hozzáadásához Pro (vagy magasabb) csomag kell. Részletek: Felhasználók és jogosultságok fejezet.

Előfizetés

A Beállítások → Előfizetés oldalon látod a jelenlegi csomagod és a próbaidőszak állapotát, itt tudsz előfizetni vagy csomagot váltani. Részletek: Előfizetés fejezet.

Sablonok és értesítések

Munkalap-sablonok

A munkalap ellenőrzési listáit munkatípusonként szerkesztheted: tételt adhatsz hozzá, átnevezhetsz, törölhetsz, sorrendet cserélhetsz, vagy visszaállíthatod az alapértékeket. Az „Új munkatípus” gombbal saját munkatípust is felvehetsz egyedi listával, a beépített négy típus pedig a „Munkatípus törlése” gombbal elrejthető a munkalap-választóból — a „Törölt alaptípusok” sávból bármikor visszaállítható. Legalább egy munkatípusnak mindig maradnia kell. Jó tudni: a saját munkatípushoz nem tartozik beüzemelési jegyzőkönyv, és nem indít automatikus karbantartás-rögzítést. Itt kapcsolod az „Árak a munkalap-PDF-en” beállítást is.

Bizonylat-megjegyzés sablonok

Előre megírt megjegyzés-szövegek (például fizetési feltételek) bizonylat-típusonként: Számla, Árajánlat és Díjbekérő. A bizonylat kiállításakor a megjegyzés-mező melletti legördülőből egy kattintással beszúrhatod őket.

Email-sablonok

Az ügyfeleknek küldött emailek szövegei: a karbantartás-emlékeztető, a lejárt karbantartás követő emailje és a munkalap-kísérő. Mindegyiknél tárgyat és szöveget adsz meg; a kattintható helyettesítők (például az ügyfél neve vagy a készülék) küldéskor a valós adatokra cserélődnek. A „Visszaállítás az alapértékekre” gombbal bármikor újrakezdheted.

Tipp

Mentés előtt kattints a „Teszt-email küldése magamnak” gombra: a rendszer az éppen szerkesztett szöveget küldi el a saját címedre, minta-adatokkal — így pontosan látod, mit kapna az ügyfél.

Értesítések

Az automatikus ügyfél-emailek vezérlőpultja. A fő kapcsoló az „Emlékeztető automatikus küldése az ügyfélnek” — bekapcsolva a rendszer naponta ellenőrzi az esedékes karbantartásokat, és magától értesíti az ügyfeleket. Az Időzítés blokkban három lépcsőt állíthatsz: korai emlékeztető, fő emlékeztető (hány nappal az esedékesség előtt), és lejárt utáni követés. Külön kapcsolóval a már lejárt esedékességekről is kérhetsz küldést. A „Mi történne a következő futásnál?” előnézet megmutatja, kik kapnának emailt és kik maradnának ki; az „Utolsó futás” kártya és a Küldés-napló (az utolsó 30 kimenő email állapota) a múltat mutatja. A „Heti összefoglaló neked” kapcsolóval hétfő reggelente rövid kimutatást kapsz a céged email-címére (üres héten nem jön levél). Az oldal alján a „Kimenő ügyfél-emailek áttekintése” táblázat összefoglalja, mi megy ki a rendszerből automatikusan és mi kézi gombbal.

Dokumentum-arculat

A Servano által készített PDF-ek (munkalap, árajánlat, díjbekérő, számla-tervezet) megjelenése: márkaszín, az árajánlat és a díjbekérő tételei fölötti bevezető szöveg és a lap alji lábüzenet. Az élő előnézetben dokumentum-típusonként, a saját logóddal azonnal látod az eredményt.

Figyelem

A NAV-hoz beadott, hiteles számla kinézetét nem itt, hanem a számlázó szolgáltató (Billingo / Számlázz.hu) fiókjában tudod módosítani.

Integrációk

Termékkezelés — a raktárkészlet-követés kapcsolói: darabszám-nyilvántartás, mínuszos készlet engedélyezése és a heti alacsony-készlet email. Pro (vagy magasabb) csomag kell hozzá; részletek: Termékek és készlet fejezet.
Számlázás — a Billingo vagy Számlázz.hu fiókod csatlakoztatása és a számla automatikus küldése (Pro vagy magasabb). Részletek: Számlázás fejezet.
Naptár — a Google Naptár szinkron beállítása (Pro vagy magasabb). Részletek: Naptár fejezet.