Karbantartás-emlékeztetők
A Servano a készülékek karbantartási ciklusából magától számolja, mikor esedékes a következő karbantartás. A Karbantartás emlékeztetők oldal a hívási listád az egyeztetéshez, e-mailben pedig a rendszer is emlékeztetheti az ügyfeleidet — automatikusan vagy egy gombnyomásra.
A hívási lista
A Karbantartás emlékeztetők oldal az esedékes karbantartásokat ügyfelenként csoportosítva mutatja, a soron következő legfelül. A tetején négy kattintható áttekintő kártya szűri a listát: Egyeztetésre vár, Lejárt, Közelgő és Már egyeztetve. A már leegyeztetett tételek alapból rejtve vannak — így mindig csak az látszik, akit még fel kell hívnod.
- Rendezés: esedékesség, település vagy ügyfél szerint — település szerint rendezve egy környék hívásait egyben intézheted.
- Több szűrő panel: település, irányítószám, készülékek száma, ügyfél típusa, esedékesség.
- Mobilon minden ügyfélnél ott a Hívás gomb (a kapcsolattartó, ennek híján az ügyfél számát tárcsázza) és az Útvonal gomb, ami a telefonod térkép-alkalmazását nyitja meg.
- A lejárt tételek piros kiemelést és „X napja lejárt” feliratot kapnak.
Ha megvan az időpont, a Naptárhoz gombbal előtöltött naptár-űrlapra jutsz — egy bejegyzésben az ügyfél több klímáját is bepipálhatod. A lefoglalt tételeken ezután Egyeztetve jelzés látszik, és átkerülnek a „Már egyeztetve” nézetbe.
Esedékesség kézi rögzítése
Az emlékeztetők általában a készülékek karbantartási ciklusából születnek, de a fejléc + Esedékesség rögzítése gombjával kézzel is megadhatsz egyet: kiválasztod az ügyfelet, a készülékét (újat is felvehetsz helyben), beírod a dátumot, és opcionálisan 6, 12 vagy 24 havi ismétlődést állítasz be. A kézi esedékesség pontosan úgy viselkedik, mint a ciklusból számolt — megjelenik a listán, és az automatikus e-mail is megy rá.
Automatikus e-mail emlékeztetők
A Beállítások → Értesítések oldalon kapcsolhatod be az Emlékeztető automatikus küldése az ügyfélnek funkciót: a Servano naponta ellenőrzi az esedékességeket, és magától küldi a leveleket. Az „Időzítés” blokkban három lépcsőt állíthatsz:
| Lépcső | Mikor megy ki | Megjegyzés |
|---|---|---|
| Korai emlékeztető | a megadott nappal az esedékesség előtt | kapcsolható; a fő emlékeztetőnél korábbra kell esnie |
| Fő emlékeztető | a megadott nappal az esedékesség előtt | ez az alap emlékeztető |
| Lejárt utáni követés | a megadott nappal az esedékesség után | kapcsolható; saját, határozottabb hangvételű sablonnal megy |
Egy készülékről naponta legfeljebb egy lépcső megy ki, és minden lépcső ciklusonként csak egyszer küld. Külön kapcsolóval kérheted, hogy a lejárt esedékességekről is menjen emlékeztető (legfeljebb 90 napra visszamenőleg) — alapból ez ki van kapcsolva.
Ki kapja a levelet?
A címzett az ügyfél elsődleges kapcsolattartója (az ügyfél-szerkesztőben jelölheted ki); ha nincs ilyen, a legrégebbi e-mail-címmel rendelkező kapcsolattartó, végső soron az ügyfél saját címe. Ha az ügyfél leiratkozott az értesítésekről (ez is az ügyfél-szerkesztőben kapcsolható), a rendszer kihagyja — a listán „Nem kér emailt” jelzést látsz, a kihagyás pedig a naplóban is megjelenik. Az e-mail-cím nélküli ügyfeleket külön sáv és „Nincs email-cím” jelzés mutatja, hogy pótolni tudd.
Sablonok, előnézet, napló
A levelek szövegét a Beállítások → Email-sablonok oldalon szabhatod át: a tárgy és a szöveg is szerkeszthető, a kapcsos zárójeles helyettesítők (pl. cégnév, ügyfélnév) küldéskor a valós adatokra cserélődnek, és teszt-emailt is küldhetsz magadnak. A lejárt utáni követésnek saját sablonja van.
Az Értesítések oldal „Mi történne a következő futásnál?” előnézete bekapcsolás előtt megmutatja, pontosan kik kapnának levelet, és kik maradnának ki (és miért). Az Utolsó futás kártya és a Küldés-napló (a legutóbbi 30 kimenő e-mail) utólag is átlátható: az elküldött, a sikertelen és a kihagyott küldések is látszanak.